Bisnis

7 Tools Oracle NetSuite Yang Meningkatkan Produktivitas Tim Keuangan Anda

170 views
Friday, February 23, 2024

Eksekutif keuangan dan akuntansi kini lebih sibuk dari sebelumnya, mengelola tenggat waktu penting dan bertindak sebagai mitra strategis dalam pengambilan keputusan. 

Dengan banyaknya data dari berbagai sumber, proses akuntansi dan keuangan, seperti menagih pelanggan, membayar vendor, dan memantau kinerja perusahaan, menjadi semakin kompleks. Namun tantangan produktivitas dan keterlambatan dalam data perkiraan yang akurat dapat menghambat proses pengambilan keputusan, sehingga membuat para eksekutif frustasi.

Sebagai pengguna NetSuite, Anda memiliki proses otomatis dan memanfaatkan alat pelaporan yang canggih. Namun seiring pertumbuhan perusahaan Anda, tantangan untuk mengoptimalkan produktivitas tim akuntansi dan keuangan juga meningkat. Semakin banyak peraturan, tinjauan, dan rintangan yang harus dihadapi memerlukan temuan yang lebih cepat, dan tekanan untuk memberikan wawasan yang tepat waktu sambil menghindari kesalahan semakin meningkat.

Jadi, bagaimana tim keuangan dan akuntansi dapat mengatasi tantangan ini dan menjadi lebih produktif dalam waktu yang lebih singkat? Berikut adalah tujuh tantangan praktis yang perlu diperhatikan, beserta alat dalam NetSuite yang dapat membantu.

1. Penyederhanaan Utang

Tantangan yang Dihadapi Tim Anda Saat Ini

Tugas harian tim AP Anda mengikuti alur kerja yang sudah lama ada dalam menerima tagihan, mencocokkan PO dan dokumen pengiriman, dan mengirimkan pembayaran ke vendor. Namun seiring berkembangnya bisnis Anda, pembelian, tagihan, dan vendor Anda juga berkembang. Proses lama, yang dipenuhi dengan patch dan solusi manual, rentan terhadap kesalahan, dan pencocokan dua dan tiga arah memakan waktu terlalu lama. Perjuangan untuk melakukan pembayaran tepat waktu, melacak status, dan menyusun laporan bisa saja terjadi menjadi kacau.

NetSuite Bill Capture menyediakan cara yang lebih cepat, mudah, dan aman untuk mengambil faktur. Ini menghilangkan proses manual dan tumpukan kertas dengan memproses tagihan menggunakan kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML).

Pencocokan faktur dua atau tiga arah secara otomatis dengan pesanan pembelian terkait dan dokumen penerimaan memastikan bahwa rincian seperti harga unit, kuantitas, dan jumlah totalnya akurat, sehingga mengurangi kesalahan pembayaran dan peluang penipuan. Alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan memudahkan personel yang tepat untuk meninjau dan menyetujui, dan pengingat otomatis menghemat waktu dan uang dengan menghilangkan kebutuhan staf AP untuk memburu pemberi persetujuan.

Dengan mengurangi upaya manual dan meningkatkan kecepatan pemrosesan, NetSuite Bill Capture dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja tim hutang usaha Anda, sekaligus meningkatkan visibilitas di seluruh proses hutang usaha.

2. Rekonsiliasi Akun Otomatis

Tantangan yang Dihadapi Tim Anda Saat Ini

Tim-tim yang sudah berada di bawah tekanan takut akan intensitas penutupan akhir periode. Tugas rekonsiliasi yang penting memakan waktu dan penuh dengan kesalahan, sehingga menunda laporan keuangan. Seiring dengan meningkatnya jumlah transaksi, menjaga agar proses tetap terorganisir dan berjalan pada jalurnya menjadi semakin sulit. Dan dengan tim yang berfokus pada permainan akhir yang sensitif terhadap waktu, dokumentasi dan kepatuhan menjadi hal yang penting sebuah renungan.

Rekonsiliasi Akun NetSuite membantu tim akuntansi Anda dengan mengotomatiskan kepatuhan rekonsiliasi dan proses pencocokan transaksi, menyediakan satu tempat untuk mengelola dan melihat status dan detail setiap akun dengan perbandingan saldo, pembuat, peninjau, dan tanggal penandatanganan. Tim Anda dapat dengan mudah membandingkan buku besar, catatan bank, dan sumber data lainnya untuk menyelidiki perbedaan.

Rekonsiliasi otomatis yang mempercepat pencocokan transaksi menghadirkan tim lebih dekat ke garis akhir, sementara analisis varians memperkuat pengendalian internal dan kepatuhan. Perbedaan dan kelalaian yang ditemukan oleh sistem dapat diatasi secara tepat waktu, sehingga mengurangi risiko salah saji keuangan. Hasil? Penyelesaian yang lebih cepat, pengurangan risiko kepatuhan, pengendalian internal yang lebih kuat, dan laporan keuangan yang tepat waktu dan akurat.

3. Operasi Penagihan Berulang Streamline

Tantangan yang Dihadapi Tim Anda Saat Ini

Mengelola pendapatan berulang dan penagihan langganan menjadi lebih kompleks dibandingkan sebelumnya. Tim penagihan Anda menangani berbagai struktur harga, siklus penagihan, perubahan pesanan, dan diskon promosi, dan seiring dengan peningkatan pesanan, peningkatan skala menjadi tantangan. Sayangnya, biaya memasukkan data penagihan secara manual, membuat perubahan pada masing-masing langganan, dan melacak penggunaan pelanggan bertambah dengan cepat, sehingga membuat akuntansi yang tepat waktu dan akurat menjadi semakin sulit.

NetSuite SuiteBilling membantu menyederhanakan operasi penagihan dari standar ke spesifik pelanggan, termasuk penagihan langganan berulang otomatis dan dukungan untuk berbagai model penetapan harga. Penagihan yang lebih efektif menghasilkan arus kas yang lebih dapat diprediksi dan hubungan pelanggan jangka panjang yang lebih kuat dengan pilihan yang fleksibel yang memungkinkan bisnis menggabungkan opsi tetap, berjenjang, dan berbasis konsumsi dengan promosi, diskon volume, dan tarif khusus pelanggan. Alat manajemen yang disederhanakan memudahkan penghitungan prorata penagihan, memodifikasi langganan, dan memastikan kepatuhan pendapatan.

Visibilitas real-time terhadap aktivitas penagihan dan keuangan, dari tingkat makro hingga mikro, memungkinkan kontrol yang tak tertandingi dengan sedikit usaha. Informasi keuangan penting seperti pendapatan bulanan, total nilai kontrak, dan churn dilacak dan ditampilkan secara otomatis, dan staf akuntansi lebih mampu menghasilkan laporan keuangan yang akurat.

4. Menghabiskan Lebih Sedikit Waktu Untuk Mengejar AR Yang Sudah Overdue

Tantangan yang Dihadapi Tim Anda Saat Ini

Aturan kas, serta departemen piutang dan penagihan Anda, yang membantu menjaga kelancarannya, sudah terlalu lama terjebak dengan proses manual. Tim-tim ini menjaga aliran uang Anda dan saldo AR tetap terkendali. Namun pengiriman pengingat hanya dilakukan setelah melacak faktur dan pembayaran pelanggan dengan cermat, dan ketergantungan tim pada masukan informasi manual dari departemen lain sering kali mengganggu produktivitas.

NetSuite Dunning Letters menyederhanakan proses komunikasi. Dengan mengumpulkan informasi faktur dan pembayaran dari berbagai sumber di NetSuite, alat ini menyediakan informasi akun pelanggan secara real-time dan memungkinkan pengingat pembayaran otomatis berdasarkan saldo akun, jumlah faktur, atau kriteria lainnya. Pengingat yang lebih baik membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas staf, sehingga menghasilkan penagihan yang lebih baik, penghapusan kredit macet yang lebih sedikit, dan pengurangan hari penjualan yang belum dibayar (DSO).

Solusi hebat yang terintegrasi penuh dengan ERP Anda menyatukan semua informasi yang diperlukan. Tanpa perlu mencari informasi dan riwayat pelanggan, tim dapat dengan cepat menentukan pelanggan atau faktur mana yang perlu dilakukan dan melakukan standarisasi atau penyesuaian komunikasi. Tanggal-tanggal penting, seperti riwayat pengiriman atau tanggal jatuh tempo, ditampilkan secara otomatis, memberikan cara yang lebih mudah untuk mengelola dan mengatur waktu arus kas.

5. Mengenali Pendapatan secara Real-Time

Tantangan yang Dihadapi Tim Anda Saat Ini

Manajemen pendapatan tidak bisa lagi hidup dalam sistem manajemen data yang tertutup. Upaya untuk mencapai kepatuhan terhadap pengakuan pendapatan dengan menggunakan berbagai spreadsheet dan sistem yang berbeda dengan cepat menjadi tidak terkendali, sehingga membuat prosesnya menjadi terlalu rumit. Mengingat ketepatan waktu yang diperlukan dalam pengakuan dan pelaporan pendapatan, tim sering kali tidak punya pilihan selain bekerja lembur untuk memenuhi tenggat waktu.

NetSuite Advanced Revenue Management menyederhanakan kompleksitas mandat pengakuan pendapatan yang terus berkembang—apakah penjualan mencakup kewajiban kinerja tunggal, serangkaian kewajiban dalam jangka waktu tertentu, atau beragam kewajiban dalam satu paket. Hasilnya adalah peningkatan kepatuhan dan intelijen pendapatan real-time serta data yang dapat ditindaklanjuti.

Pengakuan pendapatan yang terorganisir, dengan alokasi standar dan manajemen pengecualian yang mudah, dapat membantu mengurangi kesalahan dan memungkinkan staf akuntansi menutup pembukuan dengan lancar dan memenuhi tenggat waktu lebih cepat. Hapus pelaporan dengan pembaruan waktu nyata dan peningkatan akurasi membantu Anda memantau perkiraan pendapatan dengan cepat manajemen yang lebih baik.

6. Scale Forecasting, Planning, and Budgeting

Tantangan yang Dihadapi Tim Anda Saat Ini

Membuat dan mengelola anggaran dalam spreadsheet biasanya tidak efisien, rawan kesalahan, dan menghambat kolaborasi. Tim keuangan, yang terjebak dalam siklus memperoleh data baru secara manual, memperbarui spreadsheet, dan mengkonsolidasikan informasi keuangan, terpaksa harus mengerjakan beberapa versi file. Dengan kontrol versi yang terbatas, kesalahan tambahan, dan pemecahan masalah, audit memakan waktu lebih lama, menunda pelaporan, dan membuat frustrasi para eksekutif.

NetSuite Planning and Budgeting mengotomatiskan proses perencanaan dan penganggaran padat karya, memungkinkan tim keuangan membuat anggaran dengan cepat, merencanakan arus kas, membuat rencana jumlah pegawai, membuat model skenario bagaimana-jika, menyesuaikan perkiraan, dan membuat laporan—semuanya dalam satu solusi kolaboratif dan terukur.

Sinkronisasi yang mulus antara NetSuite ERP dan Perencanaan dan Penganggaran melindungi integritas data disekitar akun baru, pelanggan, dan vendor, serta menghilangkan upaya duplikasi. Fungsi perencanaan umum, seperti membuat anggaran tahunan, dan prakiraan bergulir yang lebih canggih serta perencanaan jumlah karyawan dapat diselesaikan dengan cepat, sehingga menjawab kebutuhan akan model perencanaan khusus dan laporan ad-hoc. Dengan dasbor eksekutif, paket pelaporan dewan, dan laporan anggaran versus aktual, penganggaran seluruh perusahaan dan departemen dapat dikelola dengan mudah.

7. Edukasi Dan Berdayakan Tim Anda

Tantangan yang Dihadapi Tim Anda Saat Ini

Ketika anggota baru bergabung dengan tim akuntansi dan keuangan, mereka sering kali harus terjun langsung ke NetSuite dengan sedikit atau tanpa pelatihan. Pengguna lain telah menjadi ahli dalam alur kerja yang sering mereka gunakan tetapi belum menjelajahi fitur baru atau cara untuk meningkatkan proses, dan mereka menginginkan dukungan ahli secara langsung.

NetSuite Learning Cloud Support (LCS) Company Pass mendukung kebutuhan masyarakat akan pengetahuan. Ini adalah tempat di mana anggota tim saat ini dan baru dapat belajar tentang NetSuite dan temukan cara baru untuk membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Kurikulum berbasis peran memandu pengguna melalui cara terbaik untuk memanfaatkan perangkat lunak dalam peran mereka, mengingatkan pengguna akan fitur-fitur yang mungkin tidak relevan di masa lalu, tetapi kini menjadi relevan karena perusahaan telah berkembang.

Pembelajaran mandiri dan kursus sesuai permintaan menjawab kebutuhan akan pendidikan berkelanjutan, sementara penasihat keberhasilan pendidikan yang berdedikasi membuat rencana pembelajaran yang dipersonalisasi untuk membantu memandu tim Anda. Pengguna selalu mengikuti perkembangan dan berlatih bekerja dengan fitur-fitur yang baru dirilis. Ketika keterampilan dan kemahiran karyawan meningkat, tim dapat menyelesaikan rutinitas pekerjaan dan tugas sehari-hari mereka sendiri, dalam waktu yang lebih singkat.

Lakukan Lebih Banyak Dengan Suite

Eksekutif keuangan dan akuntansi diminta untuk mengelola dan menghasilkan data dan wawasan yang lebih relevan untuk mendukung pengambilan keputusan strategis, namun ukuran tim dan sumber daya yang tersedia tetap sama. Namun, dengan alat otomatisasi yang tepat, tim Anda dapat menikmati peningkatan produktivitas dan efisiensi.

Untuk bisnis yang ingin meningkatkan perencanaan keuangan dan akuntansi serta pengambilan keputusan strategis, NetSuite menyediakan alat yang dibutuhkan untuk sukses. Proses otomatis dan alat pelaporan canggih dapat menghemat sumber daya, meningkatkan produktivitas, dan menghemat waktu.

Dengan mengambil langkah berikutnya, Anda juga dapat meningkatkan produktivitas tim Anda dan efisiensi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Artikel Terkait